25 Aksi Merapikan Pekerjaan Yang Berantakan

Foto: Dok. NOVA

Kalau Anda merasa kewalahan menghadapi setumpuk tugas, jangan panik. Tarik napas dalam-dalam sebelum melakukan aksi merapikan pekerjaan yang kacau balau itu. Dengan sistematis yang tepat, setumpuk pekerjaan pun bisa berlalu tanpa kesulitan.

1. KLASIFIKASI 

Hematlah waktu dengan mengklasifikasikan semua pekerjaan dalam 4 kategori, “harus diselesaikan segera”, “bisa ditunda”, “bisa didelegasikan”, dan “perlu ditindaklanjuti” sambil menunggu informasi lebih detail. Cara ini akan membantu Anda berpikir dan bertindak cepat. Kalau sudah terbiasa kelak Anda bisa memberlakukan langkah ini dalam bidang apa saja. Termasuk pekerjaan, janji, kertas kerja, maupun keputusan yang harus Anda ambil.

2. MENEMPATKAN DENGAN TEPAT 

Kelompokkan menjadi 4 kategori pula penempatan berkas-berkas. Misalnya, berkas-berkas materi kerja yang digunakan setiap saat, simpanlah dalalm rak khusus dan tempatkan di atas meja Anda agar Anda muudah menjangkaunya saat diperlukan. Kedua, berkas-berkas yang digunakan beberapa kali dalam seminggu, bisa Anda taruh di filing cabinet yang berada di belakang atau samping menja kerja. Sementara berkas-kertas semiaktif yang jarang d imanfaatkan bisa diletakkan di lemari khusus di pojok ruang. Sedangkan berkas-berkas yang tak lagi digunakan, simpanlah di gudang.

3. BUATLAH INDEKS BERKAS 

Sebuah daftar sederhana mengenai apa saja yang tersimpan di tiap laci atau map khusus akan sangat menolong Anda saat mencari sebuah surat. Tanpa harus mengobrak-abrik semua laci, Anda dapat dengan mudah menemukan sesuatu.

4. PERTIMBANGAN MATANG 

Tidak semua memo atau undangan perlu Anda penuhi. Pertimbangankan baik-bai konsekuensinya. Bila memungkinkan Anda tak hadir tolaklah secara halus. Tentu saja harus dengan pertimbangan matang, bukan untuk mencari “pelarian” dan kesenangan semata.

5. DISTRIBUSIKAN TUGAS 

Jangan mngeuras tenanga untuk hal-hal sepele. Namun jangan berhenti ditengah jalan bila Anda telah memulai suatu pekerjaan. Kalau hanya untuk fotokopi atau pekerjaan pekerjaan teknis, jangan ragu meminta bantuan staf Anda. Bila mendesak pun, Anda tinggal memperkerjakan tenaga tambahan untuk menemukan angka-angka laporan selama 3 tahun terakhir, misalnya. Mendistribusikan tugas Anda jauh lebih efisien ketimbang Anda harus menguburkan diri berminggu-minggu mencarinya sendirian, sementara tugas pokok Anda pun jadi terbengkalai.

6. BERSIH TAK BERARTI RAPI 

Ada orang yang hanya bisa bekerja bila meja dan lingkungan kerjanya serba rapi, dan teratur. Namun tidak sedikit pula yang betah bekerja dengan tumpukan kertas kerja yang morat-marit. Tetapi morat-marit tidak berarti Anda harus tak rapi. Anda harus tahu dengan tepat, di mana letak masing-masing surat, sekalipun meja Anda begitu berantakan.

7. PINDAHKAN TELEPON 

Meletakkan telepon di meja kerja hanya kan membuyarkan konsentrasi kerja Anda akibat deringannya. Lebih aman bila meletakkannya jauh dari meja Anda untuk meminimalisasikan gangguan.

8. PASANG JADWAL TELEPON 

Mintalah bawahan atau sekretaris Anda menyering semua telepon. Jangan lupa memintanya mencatat nama, nomor telepon, dan pesan si penelepon. Sediakan waktu khusus 1-2 jam di pagi hari, sesuai kebutuhan, untuk menghubungi atau membalasi telepon-telepon penting. Langkahini dapat membantu Anda menghindar dari keharusan meladeni semua dering telepon yang masuk. Kalaupun ingin ber “say hello” pada teman-teman secara pribadi (bukan mitra kerja) Anda, toh, masih punya waktu luang di saat tugas-tugas penting sudah rampung.

9. UTAMAKAN HAL TERPENTING 

Biasakan mengerjakan hal penting lebih dulu baru melengkapinya dengan detail-detail khusus. Anda akan menghemat waktu sekaligus tak terjebak dalam pembicaraan yang tak perlu. Dengan cara ini, orang lain pun akan tahu betapa menghargai waktunya Anda.

10. BERI KODE PESAN TELEPON 

Agar lebih efisien, mintalah sekretaris Anda memberi kode tiap pesan telepon yang masuk untuk Anda. Semisal 1 untuk pesan yang harus dihubungi, 2 untuk pesan yang bila memungkinkan harus dibungi hari ini. Sementara untuk pesan yang bisa ditangani bila ada waktu luang, diberi kode 3 dan 4 untuk pesan sekadar informasi. Dengan hanya membaca kode, Anda bisa langsung menyoritr pesan-pesan telepon yang Anda terima. Ini jauh lebih wfisien letimbang menumpuk semua pesan tadi, tanpa tahu mana yang harus diprioritaskan.

11. JANGAN TERPAKU PADA PESAN SURAT 

Sudah jadi kebiasaan orang bila ingin memperoleh jawaban secara cepat, membubuhi tanda “urgent”. Jangan terkecoh. Baca dulu isinya dan klasifikasi sendiri sesuai pendapat Anda.

12. MILIKI KERANJANG BRLABEL 

Gunakan keranjang kecil berlabel, “segera”, “butuh jawaban”, dan “harus dibaca”. Beri tanda khusus pada pekerjaan berskala besar. Buatlah file khusus dengan catatan-catatan yang bisa dipaang dan dilepas untk masing-masing pekerjaan, ambil segera kertas-kertas kerja yang berkaitan dengan proyek tersebut kemudian tempelkan di situ. Hingga bila suatu saat harus menjawab surat penting atau membuat laporan, Anda tak perlu buang-buang waktu untuk mencari data penunjang yang dibutuhkan.

13. BACA HANYA SEKALI 

Bacalah dokumen-dokumen rutin secara cepat. Namun sediakan waktu lebih untuk membaca laporan kerja atau artikel-artikel yang cukup rumit permasalahnannya secara hati-hati. Akan tetapi hindari membuang waktu untuk membaca ulang materi yan itu-itu juga. Caranya, tandai poin yang Anda anggap penting saat membaca.

14. MANFAATKAN CATATAN PENDEK 

Tuliskan jawaban pendek dan seperlunya dalam memo tugas antar departemen. Kemudian segera sampaikan pada yang bersangkutan. Akan lebih baik bila Anda menambahkan komentar singkat yang bersifat membangun dan memberi sentuhan pribadi. Seperti “ide yangbagus, teruskan!”.

15. SURAT SAJA TIDAK CUKUP 

Bila mengirim surat jangan lupa mengkonfirmasikannya lewat telepon. Bisa jadi orang yang dikirimi tak mengerti maksud Anda.

16. WASPADAI “MONSTER” RAPAT 

Menurut penelitian, rapat dan ertemuan merupakan pemborosan waktu tertinggi. Jadi pertimbangkan baik-baik sebelum memutuskan sebuah rapat. Betulkah perlu diadakan, besarkah manfaatnya? Jangan-jangan tanpa rapat pun, urusan bisa diselesaikan. Bila rapat memang perlu, mulailah selalu tepat waktu. Hindari pembicaraan di luar masalah.

17. TENTUKAN DEADLINE DENGAN PERTIMBANGAN 

Jangan menetapkan batas waktu pekerjaan yang harus Anda selesaikan secara ketat. Apalagi bila alasanya cuma ingin menyenangkan orang lain atau ingin dianggap hebat. Bersikaplah realistis. Tekanan yang berlebihan sebetulnya hanya kan memperpanjang waktu kerja. Anda buang waktu percuma. Belum lagi kelelahan luar biasa yang meracuni Anda. Akan lebih baik bila Anda mempertimbangkan faktor-faktor di luar dugaan dengan menentukan batas waktu yang lebih longgar, namun memberikan hasil yang memuaskan semua pihak.

18. MENGAMBIL PUTUSAN DENGAN CEPAT 

Menunda-nunda penangambilan keputusan hanya akan menyita waktu. Juga menyeret Anda pada kondisi kebutaan untuk memperoleh pandangan tentang berbagai alternatif yang bisa ditempuh.

19. BUKAN CUMA MASALAH 

Kalau Anda berniat membawa masalah ke atasan, ajukan pula bagaimana pemecahannya. Dengan cara itu Anda kan menghemat banyak waktu. Atasan Anda pun pasti akan mempertimbangkan kreatifitas dan kemampuan berpikir Anda untuk melihat jauh ke depan sebagai nilai lebih yang amat berharga.

20. HINDARI MALU BERTANYA 

Jangan malu bertanya untuk memperoleh kejelasan. Cari orang yang dapat Anda percayai. Dengan bertanya Anda sejak awal sudah tahu persis ke mana arah yang hendak dituju dan kira-kira bagaimana tantangan yan harus dihadapi. Hingga Anda tak perlu bingung.

21. DELEGASI TAK SAMA DENGAN MELEPAS KENDALI 

Secara berkala tanyakan kepada orang yang Anda beri tugas, sudah sejauh mana ia menyelesaikan pekerjaannya. Apakah ada kesulitan atau hal lain yan mengganggu. Ikuti terus sejak awal hingga Anda bisa turun tangan saat diperlukan.

22. SUSUN RENCANA HARIAN 

Dengan membuat jadwal kerja, sebetulnya Anda memanfaatkan waktu untuk menciptakan waktu. Mungkin Anda berpikir, bikin jadwal hanya buang-buang waktu saja! Tapi ingat, dengan membuang waktu sejam untuk menyusun jadwal, Anda akan berhemat minimal 4 jam saat mengerjakan tugas-tugas.

Nah, mulailah mengevaluasi hari-hari kemarin. Jadwalkan kembali tugas-tugas yang belum sempat tertangani. Begitu pula mengenai janji, catatan-catatan khusus, tuas-tugas yang perlu didelegasikan, maupun nomor-nomor telepon yang harus Anda hubungi. Perbarui daftar tersebut setiap hari. Tentukan daftar tersebut setiap hari. Tentukan urutan pekerjaannya menurut prioritas kepentingan.

23. PAHAMI POLA TUBUH ANDA 

Bisa saja Anda termasuk orang yang penuh semangat pagi haru atau malah sore/malam hari. Sesuaikan kondisi puncak itu dengan tanggung jawab yang Anda anggap paling berat.

24. LUPAKAN KESEMPURNAAN 

Ingat, tujuan Anda saat ini adalah menyelesaikan pekerjaan sekaligus merapikan sistem kerja. Bukan kesempurnaan. Mengupayakan kesempurnaan secara berlebih sama bahayanya dengan sikap yang menunda-nunda pekerjaan. Tetapi bukan berarti Anda harus bekerja sembarangan, lo.

25. CUKUPKAN TIDUR 

kalau Anda sulit tidur, sebetulnya Anda menghadapi masalah bertumpuk. Karena masalah-masalah yang Anda hadapi justru akan terus-menerus merongrong pikiran Anda. Anda membiarkan alam bawah sadar tetap kerja, justru di saat harus beristirahat. Padahal setelah cukup tidur sepanjang malam, Anda pasti akan merasa segar kembali di pagi hari. Dengan cukup tidur, segala masalah justru terasa lebih ringan. Jadi, cobalah untuk tidur nyenyak.

Dok. NOVA

http://www.tabloidnova.com